Jämföra offerter och skriva förfrågningsunderlag

Så jämför ni offerter

Jämför samma omfattning: ytor i kvadratmeter, metod, medel, tidsplan och vad som ingår – till exempel lift, skydd av omgivningen och städning efteråt.

Ett lägre pris kan betyda mindre omfattning eller en enklare metod. Gå igenom offerterna rad för rad innan ni jämför slutsumman.

Vad ska ett bra förfrågningsunderlag innehålla?

Vad som ska göras, var och i vilken omfattning, vilken metod och vilka material eller medel som avses, när arbetet ska utföras och vilka krav som gäller – till exempel försäkring, dokumentation och skydd av omgivningen.

Ett tydligt underlag gör offerterna jämförbara och blir sedan det ni kontrollerar arbetet mot.

Hur många offerter bör man ta in?

Ofta räcker två till tre offerter för att få en bild av marknaden. Fler offerter gör jämförelsen tyngre utan att alltid ge ett bättre underlag. Viktigare än antalet är att alla lämnar pris på samma sak.

Ska man alltid välja lägsta pris?

Inte nödvändigtvis. Ett lågt pris kan bero på mindre omfattning, en enklare metod eller många reservationer. Jämför vad som faktiskt ingår och välj den offert som bäst motsvarar behovet.

Vanliga reservationer

Väder, tillgång till ytor, lift, vatten och el, tillkommande arbeten och dolda skador. Reservationerna avgör ofta vad slutpriset blir, så läs dem noga.

Frågor att ställa entreprenören

Vilken metod föreslår ni och varför? Vilka medel används? Hur skyddas omgivningen? Har ni F-skatt, ansvarsförsäkring och referenser från liknande uppdrag? Vad händer om resultatet inte blir som förväntat?

Vad bör stå i beställningen?

När ni har valt entreprenör bör överenskommelsen vara skriftlig. Den bör beskriva omfattning, metod, pris, tidsplan och hur eventuella tilläggsarbeten ska godkännas. Hänvisa gärna till offerten och förfrågningsunderlaget, så att det är tydligt vad som gäller.

Bestäm också vem som är kontaktperson på båda sidor och hur de boende ska informeras. Stora avtal eller oklara villkor kan behöva en juridisk granskning.

Hur kontrollerar man att arbetet blev rätt?

Gå igenom resultatet mot beställningen när arbetet är klart, gärna tillsammans med entreprenören. Kontrollera att alla ytor är utförda, att omgivningen är städad och att det finns dokumentation över metod och medel.

Ta foton före och efter. Det gör det lättare att följa upp resultatet och att planera nästa åtgärd.

Vanliga misstag vid offerter och beställning

• Att offerterna gäller olika omfattning.
• Att bara slutsumman jämförs.
• Att reservationerna inte läses.
• Att inget förfrågningsunderlag tas fram.
• Att ingen ansvarar för kontrollen efteråt.

Läs mer i så granskar ni en offert. Vill ni ha hjälp att ta fram underlag och samordna arbetet? Läs om projektledning eller, för större upphandlingar, tekniskt upphandlingsstöd.

Behöver ni hjälp? Läs om offertgranskning, projektledning och tekniskt upphandlingsstöd.